HR – Stichting Veteranen Delft

Huishoudelijk Reglement

Versie 1.0
Vastgesteld: 21 januari 2026

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:
de stichting: Stichting Veteranen Delft gevestigd in Delft
de veteranen: de veteraan woonachtig in de gemeente Delft
de statuten: de statuten van de Stichting Veteranen Delft, zoals laatst gewijzigd bij notariële akte
d.d. 25 april 2025, mr. Roelf Bonno van der Horst, notaris te Hendrik-Ido-Ambacht
het bestuur: het bestuur van de Stichting Veteranen Delft.
Dagelijks bestuur: Voorzitter en secretaris

Artikel 2 Algemeen

Dit Huishoudelijk Reglement (HR) is een nadere detaillering van en bevat uitvoeringsbepalingen op de statuten van de stichting. Derhalve is het HR complementair aan deze statuten.
Het HR dient tot het verminderen van de administratieve last en financiële consequenties m.b.t. veranderingen in de uitvoering van regelgeving binnen de stichting.

Artikel 3 Bestuur

Het bestuur is gehouden aan hetgeen in de statuten is vermeld. Individueel optreden of handelen geschiedt in beginsel met instemming van de voorzitter.
Het bestuur draagt de juridische eindverantwoordelijkheid over de stichting.
Het bestuur beheert het stichtingsvermogen.
Het bestuur beheert de veteranen website en de Facebook pagina en kiest uit zijn midden de beheerders voor de websites.
Het bestuur neemt beslissingen waarin de statuten, het HR niet voorziet.
Het bestuur komt minimaal eenmaal per kwartaal bijeen.

Artikel 4 Bestuursleden

De leden worden door het bestuur benoemd;
(her)Verkiezing van bestuursleden vindt plaats in april volgens het rooster van aftreden.
In bijlage bij het HR wordt een aftredingsrooster van het bestuur vastgesteld.
Wie tussentijds in een vacature wordt benoemd, neemt op het rooster van aftreden de plaats in van zijn voorgang(st)er.

Artikel 5 Voorzitter

De voorzitter draagt zorg voor het naleven van de statuten, het huishoudelijk reglement en alle andere regelingen en bestuursbesluiten. De voorzitter is de officiële woordvoerder van de stichting. De voorzitter leidt de vergaderingen en stelt daarin de vergaderorde vast, gehoord de aanwezigen. De voorzitter heeft het recht de beraadslagingen te doen eindigen, doch is verplicht deze weer te doen hervatten indien tenminste twee derde van de aanwezige leden de wens daartoe kenbaar maken.
In geval van ontstentenis van de voorzitter, wordt deze door een lid van het bestuur vervangen.

Artikel 6 Secretaris

De secretaris of de plaatsvervanger (een aan te wijzen bestuurslid) verzorgt alle voorkomende algemene administratie en correspondentie, notuleert de vergaderingen van het bestuur. De uitgaande stukken worden door de secretaris, namens het bestuur, ondertekend. Deze is verplicht van alle uitgaande stukken, binnen de wettelijke kaders, afschriften te houden.
De secretaris draagt zorg voor de samenstelling van het jaarverslag en legt dit vóór 1 maart van het nieuwe jaar ter goedkeuring voor aan het bestuur, bij voorkeur in de eerste bestuursvergadering van dat jaar.
Het stichtingsarchief wordt door de secretaris ordentelijk bewaard.

Artikel 7 Penningmeester

De penningmeester of de plaatsvervanger beheert alle gelden van de stichting. Draagt zorg voor de inning van de donaties. Verricht de betalingen namens de stichting, echter met dien verstande, dat voor betalingen welke een bedrag van duizend euro te boven gaan, schriftelijke autorisatie door de voorzitter en secretaris nodig is.
De penningmeester houdt aantekening van alle ontvangsten en uitgaven en wel zodanig dat daaruit te allen tijde de financiële positie van de stichting kan worden afgeleid.
De penningmeester sluit de boeken van de stichting jaarlijks op 31 december af en brengt aan het bestuur verslag uit over het afgelopen boekjaar.
De penningmeester stelt jaarlijks een begroting op voor het komende stichtingsjaar en legt dit ter goedkeuring voor aan bestuur.
De penningmeester is gehouden aan alle op het financiële beheer betrekking hebbende bescheiden digitaal te bewaren. Uitgaande stukken betreffende dit beheer worden door hem namens het bestuur ondertekend.

Artikel 8 Vermogen

De stichting mag geen uitkeringen doen aan een oprichter of aan een bestuurder.
Kosten die bestuurders in de uitoefening van hun functie maken kunnen door de stichting worden vergoed.
Schenkingen kunnen als financiële donatie worden gedaan als in de vorm van goederen. Bij aanvaarding dient de schenking te worden geregistreerd en wordt de schenker (schriftelijk) bedankt. Bij schenking van goederen geeft de schenker aan of hij de goederen in bruikleen geeft, dan wel overdraagt aan de stichting. Een en ander wordt vastgelegd op een formulier dat zowel door de schenker als een bestuurslid van de stichting wordt ondertekend. Indien schenkingen zijn overgedragen aan de stichting, zal het bestuur de bestemming ervan bepalen, waarbij in beginsel de museale regeling voor schenkingen wordt gevolgd. Dat wil zeggen dat in de eerste plaats wordt bezien of de schenking een bestemming kan krijgen binnen de stichting. Is dat niet het geval dan wordt de schenking achtereenvolgens aangeboden aan een andere historische collectie of museum. Als laatste mogelijkheid wordt de schenking verkocht of afgestoten (verschroot).
Erfstellingen mogen alleen onder het voorrecht van de boedelbeschrijving worden aanvaard ter bescherming van de stichting, om niet zonder voorkennis te worden geconfronteerd met een erfenis die bestaat uit schulden.
De uitgaven van de stichting bestaan uit kosten die het bestuur ter bereiking van het doel van de stichting nodig of wenselijk acht.

Artikel 9 Activiteiten

De stichting organiseert activiteiten primair ten behoeve van de veteranen.
Ter ondersteuning van het bestuur voor hulp bij de ontmoetingsplek en voor hulpverlening aan veteranen kan het bestuur een beroep doen op vrijwilligers en nuldelijns hulpverleners.
De ontmoetingsplek voor de veteranen is het Cultuurlab, Brabantse Turfmarkt 9 te Delft en is in principe de laatste donderdag van de maand opengesteld voor veteranen. Het openingsschema wordt op de website van de stichting gepubliceerd.
De stichting streeft naar samenwerking met de gemeente Delft, de inwoners van Delft en de lokale politiek en middenstand.
De stichting onderhoudt contacten met het Nederlands Veteranen Platform en het Nederlands Veteranen Instituut (NLVi).
Communicatie naar de veteranen vindt hoofdzakelijk plaats via de internetwebsite en facebook pagina en waar mogelijk, inachtneming van de AVG[1], via E-mail.

Artikel 10 Algemene Verordening Gegevensbescherming

De stichting stelt een privacyverklaring op ter uitvoering van de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Zij toont daarmee aan veel belang te hechten aan een adequate bescherming van persoonsgegevens en deze alleen te verzamelen en te gebruiken in overeenstemming met de gestelde doelen en na toestemming van de betrokken personen. Zij hanteert daartoe de volgende beginselen:
1. de verwerking moet rechtmatig, behoorlijk en transparant zijn;
1. de verwerking moet gebonden zijn aan een specifiek verzameldoel;
1. de persoonsgegevens moeten toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is;
1. de gegevens moeten juist zijn;
1. de gegevens moeten niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is;
1. de gegevens moeten goed worden beveiligd en vertrouwelijk blijven.
De stichting stelt een privacyverklaring op voor het gebruik van persoonsgegevens door de stichting. De verklaring bepaalt tevens de wijze waarop de persoonsgegevens van de veteranen uit Delft worden beheerd voor de uitvoering van activiteiten waarbij derden zijn betrokken.
Persoonsgebonden informatie mag alleen worden opgenomen in publicaties in welke vorm dan ook als betrokkenen daarvoor toestemming hebben gegeven. Overigens vergewist de webmaster zich ervan dat in de overige gevallen bij het aanbieden van informatie op de website, wordt gehandeld conform de bepalingen van de AVG.

[1] Algemene Verordening Gegevensbescherming

Bijlage: Rooster van aftreden